L’usage des applications SaaS rend-il les employés plus productifs ?

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Lorsque l’ensemble des applications spécialisées, disponibles dans le cloud et avec lesquelles nous travaillons, fonctionne sans heurt, nous nous sentons productifs. Cette abondance et ce fractionnement d’apps présentent toutefois un inconvénient de taille : la complexité.

En effet, avec la multiplication des applications et terminaux utilisés, difficile de trouver et manipuler efficacement les informations utiles et de rester concentré sur les tâches à accomplir !

Selon les résultats d’une étude menée par IDC, les professionnels ayant besoin d’un environnement informatique et technologique performant pour mener à bien leur mission quotidienne consacrent un sixième de leur temps à la recherche des informations dont ils ont besoin, bien souvent sans même réussir à les obtenir.

Revenir en arrière n’est pourtant pas une solution : d’après une étude Forrester Research publiée en 20182, 68 % d’entre eux estiment « très important » ou « essentiel » de pouvoir accéder à leurs applications et documents en tout lieu, depuis n’importe quel appareil. Il s’agit donc plutôt pour les responsables IT d’adopter une transition raisonnée vers le cloud. Les observateurs affirment en effet qu’il est possible de limiter la complexité et les facteurs de distraction du personnel en anticipant et en sélectionnant les applications et les conditions adéquates de leur usage.

La question clé consiste à déterminer dans quelle mesure ces applications permettent aux collaborateurs d’effectuer leur travail et de se consacrer à leurs tâches essentielles, au lieu d’y nuire. Autrement dit, à l’échelle du collaborateur : « ces applications sont-elles suffisamment compatibles et complémentaires entre elles pour que je n’aie pas à répéter des actions ? ». Cette démarche permet ainsi de minimiser les risques d’erreur humaine et d’obtenir une expérience utilisateur aussi agréable que possible.

L’évidence du cloud

Selon Google, un quart de ces professionnels sont déjà des utilisateurs du cloud, privilégiant les applications SaaS, disponibles sur une multitude de plateformes.

Ainsi, il est aujourd’hui possible de travailler depuis n’importe où et d’adopter rapidement de nouveaux outils, selon l’évolution des besoins. Toutefois, ces nouvelles pratiques sont également susceptibles de créer plus d’actions intermédiaires, les collaborateurs étant contraints de jongler avec un nombre accru de comptes et d’identifiants, de parcourir davantage de silos pour obtenir les données nécessaires, ainsi que de faire face à une montagne de notifications et messages.

Par ailleurs, ces utilisateurs d’applications cloud utilisent dans leur vie personnelle des terminaux et applications réactifs et intuitifs, et attendent une même fluidité au travail : se retrouver au bureau avec des équipements lents et des applications obsolètes ou difficiles à apprivoiser serait tout bonnement rédhibitoire !

En revanche, lorsque les bons outils sont là, les collaborateurs se sentent naturellement plus à l’aise dans leur environnement de travail, et se montrent par conséquent plus confiants et plus enthousiastes.

Avant tout, les organisations désirant offrir une convivialité digne des solutions grand public doivent veiller à proposer un accès facile aux applications requises par les employés.

Passé un certain stade, l’ajout de nouvelles applications SaaS peut rendre l’expérience utilisateur plus pénible. 65% des travailleurs estiment « très importante » voire « essentielle » la fonction d’ouverture de session unique pour accéder à leurs comptes et applications de travail (rapport Forrester de 20182).

Afin de garantir la productivité de leurs équipes, les entreprises ont besoin de plateformes offrant aux collaborateurs une identification unique, partout, pour bénéficier de l’ensemble des applications nécessaires en fonction de leurs rôles et responsabilités, compatibles avec tous les systèmes d’exploitation. 

Cependant, lorsqu’ils utilisent les mêmes terminaux pour leur travail et pour leurs activités personnelles, des effets indésirables peuvent survenir, comme une perte de productivité s’ils jonglent sans cesse entre plusieurs tâches. 23 minutes et 15 secondes : c’est le temps moyen nécessaire pour reprendre une tâche interrompue, selon un groupe du Département d’informatique de l’université de Californie à Irvine.3

Ensuite, il y a bien sûr les tentations omniprésentes du Web. Lorsque de nombreuses applications de travail nécessitent le recours à un navigateur, une seconde suffit pour ouvrir un nouvel onglet et visionner une vidéo YouTube, par exemple.

Les responsables font systématiquement part de cette préoccupation, de cette tension entre productivité et distractions. Pourtant la plupart des professionnels ont besoin des réseaux sociaux dans le cadre de leur travail, car ils font partie de leurs activités. Or, ces outils sont conçus pour attirer leur attention et les distraire. C’est cette ambivalence entre le modèle économique de certains logiciels que nous devons utiliser au travail et les solutions produisant les meilleurs résultats pour les collaborateurs qui nécessite une approche rationnelle.

L’IA à la rescousse

L’intelligence artificielle fait partie des moyens d’encourager les collaborateurs à poursuivre leurs tâches. Une plateforme intégrant l’IA peut notamment constituer un profil comportemental pour chaque employé : les organisations savent ainsi comment, quand et où leur personnel accomplit ses missions. Cette plateforme est donc en mesure d’ouvrir des applications spécifiques ou de fournir les données nécessaires de manière proactive.

Si, chaque jour à midi, j’exécute systématiquement la même application pour approuver les demandes de congés payés ou les bons de commande, il est alors possible de créer une interface prévoyant ces activités à ma place. Cela me laisse la possibilité d’émettre des recommandations ou de guider ma façon de travailler.

Les utilisateurs du cloud s’attendent à ce que leur environnement IT de travail soit aussi convivial, flexible et intégré que ceux de leur téléphone, de leur voiture et de leur domicile, et ne s’encombreront pas d’un outil qui ne répond pas à ces critères. Il est vital de les satisfaire pour éviter toute frustration.

Les entreprises doivent étudier avec soin les différentes applications cloud qu’elles utilisent pour identifier des moyens de les mutualiser. Le recrutement, la fidélisation et l’engagement du personnel n’en seront qu’améliorés. L’univers de la grande consommation est à ce titre riche d’enseignements, tout comme les avancées réalisées en matière de collecte de données et d’analyse des informations grâce à l’IA. Comme toujours, ce sont les choses les plus simples – l’application adéquate, exécutée au moment opportun – qui garantissent l’implication et la satisfaction professionnelles.

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Mario Derba Mario Derba

Vice-Président Europe de l'Ouest et du Sud, Citrix.

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